What is the purpose of query?
Answer: C) filter and sort
In Microsoft Access, a Query is used to retrieve specific information from one or more tables based on given conditions. It helps users filter, sort, calculate, and analyze data.
For example, suppose a Student table contains 500 student records. If you want to display only students who scored more than 80 marks, you can create a query to filter those records.
Let's understand the options:
- A. Input data: Incorrect. Forms are primarily used to enter data.
- B. Output data: Not the best answer. Reports are mainly used to present and print formatted output, although queries can display results.
- C. Filter and Sort: Correct. Queries are commonly used to filter and sort records.
- D. All of the above: Incorrect because input data is not the primary purpose of a query.
Microsoft Access मा Query को मुख्य उद्देश्य Table वा धेरैवटा Table बाट आवश्यक जानकारी खोज्नु र निकाल्नु हो। यसको प्रयोग डाटालाई Filter गर्न, Sort गर्न, Calculate गर्न र विश्लेषण गर्न गरिन्छ।
उदाहरणका लागि, एउटा Student Table मा ५०० जना विद्यार्थीको विवरण छ भने ८० भन्दा बढी अंक ल्याएका विद्यार्थीहरूको विवरण मात्र हेर्न Query प्रयोग गर्न सकिन्छ।
अब विकल्पहरू बुझौँ:
- A. Input data: गलत। Data Entry गर्न मुख्य रूपमा Forms प्रयोग गरिन्छ।
- B. Output data: पूर्ण रूपमा सही उत्तर होइन। डाटाको नतिजा Query ले देखाउन सक्छ, तर व्यवस्थित रूपमा प्रस्तुत गर्न र Print गर्न Reports प्रयोग गरिन्छ।
- C. Filter and Sort: सही। Query को प्रयोग आवश्यक डाटा Filter र Sort गर्न गरिन्छ।
- D. All of the above: गलत, किनकि Query को मुख्य उद्देश्य Data Input गर्नु होइन।
त्यसैले सही उत्तर C. Filter and Sort हो।
Exam Tip:
- Forms: Input data.
- Queries: Retrieve, filter and sort data.
- Reports: Present and print data.
- Tables: Store data.